ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTI ALFA COLLECT s.r.o.
Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) Vás informují o tom, jak ALFA COLLECT s.r.o., IČ: 268 60 279, se sídlem Riegrova 379/18, 779 00 Olomouc (dále jen „Společnost“) získává, uchovává a dále zpracovává Vaše osobní údaje, a to v souvislosti s poskytováním služeb Společností.
1) Obecná ustanovení
Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů pro subjekty údajů vydané Společností dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (dále jen „GDPR“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Společnost, jako správce nebo zpracovatel osobních údajů zpracovává o fyzických osobách při poskytování svých služeb a k jakým účelům a jak dlouho Společnost tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží a jak je mohou uplatňovat.
Tyto Zásady se týkají zpracování údajů našich klientů a smluvních partnerů, tedy Vás pokud jste fyzickou nebo fyzickou podnikající osobou a/nebo Vašich zaměstnanců, a dále také Zaměstnanců, nebo bývalých zaměstnanců Společnosti, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajících Vašemu postavení vůči Společnosti.
Dále se tyto Zásady týkají třetích osob – subjektů údajů, jejichž údaje byly Společnosti předány jejími Klienty a Společnost tyto údaje pro své Klienty zpracovává.
Tyto zásady se také uplatní v případě, že jste členem statutárního orgánu Klienta, případně osobou jednající za Klienta na základě jiného zmocnění (např. plné moci, prokury apod.). Dále Společnost zpracovává Vaše údaje i pokud nejste některou z uvedených osob, ale Společnost jste kontaktoval s dotazem/požadavkem na poskytnutí služeb ze strany Společnosti, či případně došlo k osobnímu jednání, kdy jste osobě jednající za Společnost předal svou vizitku, nebo jste Společnosti své údaje předal jinak.
Tyto Zásady jsou účinné od 25. května 2018 a jsou vydány v souladu s GDPR za účelem zajištění informační povinnosti Společnosti dle čl. 13 a 14 GDPR.
Společnost není při poskytováních svých služeb vždy v pozici správce, ale tímto je třeba zdůraznit, že Společnost je ve vztahu k osobním údajům také v pozici zpracovatele osobních údajů a to v případě, kdy Klienti společnosti předali Společnostii osobní údaje svých dlužníků nebo jiných subjektů údajů.
2) Správce a zpracovatel
Společností zpracovávající Vaše osobní údaje je ALFA COLLECT s.r.o., IČ: 268 60 279, se sídlem Riegrova 379/18, 779 00 Olomouc, kdy aktuální kontaktní údaje jsou dostupné na http://www.alfa-collect.cz.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován, Společnost nemá povinnost tak učinit. V případě jakéhokoliv dotazu nebo požadavku se však můžete obrátit přímo na e-mail: info@alfa-collect.cz.
V případě, kdy Společnost vystupuje v roli zpracovatele osobních údajů, je Správcem ten, komu jste své osobní údaje předali, nebo jinak poskytli, tedy Klient Společnosti. V takovém případě Vás o zpracování osobních údajů informuje Klient Společnosti. Klient Společnosti také zajistí to, že získává, shromažďuje a dále zpracovává Osobní údaje v souladu s GDPR, tyto údaje jsou aktuální, přesné, pravdivé, odpovídají stanovenému účelu a jsou jím zpracovávané v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu. Jen takovéto údaje může Klient předat Společnosti ke zpracování, přičemž Klient také pověřil Společnost zpracováním těchto údajů v příslušném rozsahu. Právním důvodem zpracování osobnách údajů na straně Klienta Společnosti pak bude zejména oprávněný zájem Klienta Společnosti na ochraně vlastního majetku – Společnost se zabývá vymáháním pohledávek, tedy Vaše údaje v takovémto případě obdrží od Klienta pouze za situace, kdy jste dlužníkem.
3) Kategorie osobních údajů
Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, tedy Vám, kterou je Společnost schopna Vás identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb může Společností docházet ke zpracování následujících kategorií osobních údajů:
a. Základní osobní identifikační údaje
Jedná se o takové údaje, které jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy s Vámi nebo s Klientem, nebo mezi Vámi a Klientem, případně pro Vaši základní identifikaci, tedy o údaje, které jsou zpracovány o většině subjektů údajů a jedná se zejména o následující osobní údaje:
• jméno a příjmení
• datum narození, rodné číslo
• adresa
• akademický titul
• IČO, DIČ
b. Kontaktní údaje
Jedná se pouze o údaje nutné pro vedení komunikace telefonicky, emailem, nebo poštou, tedy:
• jméno a příjmení
• e-mail
• telefonní číslo
• doručovací adresa
• Vaše pracovní pozice (u Klienta Společnosti)
c. Údaje pro plnění pracovně-právních a souvisejících povinností
• platební údaje
• podpis
• dosažené vzdělání a kvalifikace
• údaj o zdravotní pojišťovně
• údaje o rodinných poměrech, zdravotním stavu, místu narození a další údaje, které evidovat ukládá zákon, nebo podzákonný předpis
d. Údaje pro poskytování služeb Klientům, tedy pro vymáhání pohledávek
• Číslo smlouvy s klientem, datum podpisu smlouvy, smlouvy samotná
• Zákaznické číslo, fakturační číslo a jiná čísla přidělená Vám Klientem
• Čísla vystavených faktur, faktury samotné, vyúčtování služeb a podobné dokumenty
• Údaje o provedých platbách, tedy číslo účtu či účtů, data a výše provedených plateb, další platební údaje
• Údaje o poskytnutém zboží/službách
• Výši dluhu a počátek prodlení s hrazením
• Údaje o majetkové situaci
• Údaje o spisových značkách v rámci vedených řízení, údaje o vydaných rozhodnutích
• Další případné údaje nutné pro vymáhání pohledávek
e. Záznam e-mailové a písemné komunikace
Jedná se zejména o osobní údaje obsažené v e-mailové a písemné komunikaci s Klientem, mezi Společností a Vámi, nebo mezi Vámi a Klientem.
4) Účel, doba a právní důvod zpracování osobních údajů
a. Zpracování osobních údajů Zaměstnanců a bývalých zaměstnanců
Společnost zpracovává Vaše osobní údaje zejména v rozsahu dle bodů 3. a), b) a c). Důvodem pro zpracování všech výše uvedených osobních údajů je jednak plnění právních povinností Společnosti vůči orgánům veřejné moci (zejména tedy Úřad práce, Finanční úřad, OSSZ, zdravotní pojišťovna) a dále je důvodem plnění pracovní smlouvy či dohody mezi Vámi a Společností. Společnost zpracovává Vaše osobní údaje i pro vlastní oprávněné zájmy, zejména za účelem ochrany svého majetku. Společnost Vaše osobní údaje nebude předávat do zahraničí. Pokud jste stále zaměstnancem Společnosti, pak k osobním údajům vždy musí mít přístup i externí účetní společnosti a externí IT dodavatel Společnosti, tedy společnosti Ú.D.P. Olomouc s.r.o., IČ 258 98 141 a a posteriori.cz s.r.o., IČ 278 99 888, kterým Společnost Vaše údaje předává, a to z důvodu, kdy jsou externě zpracovány mzdy Společnosti (a příslušné odvody a přiznání) a pak z důvodu, kdy Vám je zřízen a veden uživetelský účet v IT systému Společnosti.
Společnost bude mít Vaše osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu se Společností, a dále po dobu, kterou jí jednotlivé právní předpisy ukládají osobní údaje uchovávat.
b. Zpracování osobních údajů při plnění smluvní povinnosti
Aby Vám nebo Klientovi mohla Společnost poskytovat své služby, potřebuje znát Vaše osobní údaje, které musí dále poté i zpracovávat. Vaše osobní údaje zpracovává zejména za účelem uzavření a plnění smlouvy o poskytování služeb, která je uzavřena mezi Klientem a Společností, kdy právním titulem zpracování je tedy plnění smlouvy. Pro tyto účely jsou zpracovávány osobní údaje v rozsahu Základních osobních identifikačních údajů, jak jsou definovány v čl. 3. a) těchto Zásad. Pro následné plnění smluvních povinností musí dále Společnost komunikovat s Klientem, nebo jeho zaměstnanci, tedy s Vámi (dle Vašeho postavení). Za tímto účelem Společnost zpracovává údaje dle čl. 3. b) a e).
Stejným způsobem Společnost eviduje Vaše údaje také v případě, kdy Vy sám, nebo společnost, pro kterou pracujete, nebo ji jinak zastupujete, poskytuje své služby Společnosti.
Takto zpracovávané osobní údaje od Vás získáváme přímo při uzavírání smlouvy o poskytování služeb a zároveň i před uzavřením této smlouvy, a to v průběhu vyjednávání o obsahu smlouvy.
Tyto osobní údaje jsou Společností zpracovávány pouze po dobu existence smluvního vztahu mezi Klientem a Společností, případně po dobu jednání o uzavření smlouvy.
c. Zpracování osobních údajů při plnění zákonné povinnosti
Při poskytování služeb je Společnost povinna plnit povinnosti vyplývající z následujících právních předpisů, a to zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen „ZoÚ“); zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen „ZDPH“).
Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy na fakturách či jiných dokladech). Následující zákony ZoÚ, ZDP nebo ZDPH ukládají Společnosti tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud Společnosti tedy vznikne zákonná povinnost tyto doklady archivovat, jsou uloženy spolu s nimi i Vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu.
Společnost také zpracovává Vaše údaje na jiných listinách, které jí ukládá archivovat zákon.
d. Zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu a plnění smluvní povinnosti
Předmětem činnosti Společnosti je vymáhání pohledávek, které mají její Klienti za svými zákazníky, nebo jinými dlužníky. Společnost je smluvně zavázány pro své Klienty zajistit vymáhání jejich pohledávek.
V případě, že jste se opozdili s platbou, nesplnili svůj závazek nebo Klient platbu od Vás vůbec neobdržel, případně Klientovi z Vaší strany vznikla jiná škoda či újma, má Klient oprávněný zájem na tom po Vás požadovat uhrazení dlužné částky. Za tímto účelem nám proto Klient předává údaje dlužníků, uvedené pod čl. 3. a), d) a e), proto můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu právních nároků Klientů Společnosti. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecích lhůt dle z.č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, případně po dobu běhu všech soudních, exekučních, správních a jiných řízení, jichž se účastníte a jejichž předmětem je pohledávka našeho Klienta.
Pro účely vymáhání pohledávek Klientů Společnost zprostředkovává poskytnutí právnách služeb svým Klientům pověřenými advokáty a dále provádí zejména účetní a evidenční činnost.
Z důvodu vymáhání pohledávek jsou údaje dlužníků předávány dál, kdy je mohou obdržet následující Příjemci:
• Advokáti zmocnění Klienty nebo Společností
• Soudy
• Státní a jiné úřady
• Soudní exekutoři
• Insolvenční správci, notáři
K údajům dlužníků pak má vvždy přístup externí IT dodavatel Společnosti, společnost a posteriori.cz s.r.o., IČ 278 99 888, a v případě, kdy dlužník provede platbu pak i externí účetní Společnosti, tedy společnost Ú.D.P. Olomouc s.r.o., IČ 258 98 141.
e. Zpracování osobních údajů pro komunikaci s dlužníky
Z důvodu plnění smluvních povinností ke svým Klientům a z důvodu jejich oprávněného zájmu na ochraně jejich majetku můžete být ze strany Společnosti, nebo některého z Příjemců dle předchozího bodu, kontaktováni. Z tohoto důvodu Společnost Vaše údaje dle čl. 3. b) také může předat poskytovateli poštovních služeb (tedy ty potřebné pro odeslání listovní zásilky), případně můžete být kontaktování telefonicky, či emailem.
5) Zabezpečení osobních údajů
Společnost zavedla a udržuje nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší péčí o osobní údaje a subjekty údajů s ohledem na jejich práva, odpovídající možnému hrozícímu riziku pro subjekty údajů. Zároveň zohledňuje stav technologického vývoje s cílem chránit osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k osobním údajům a dokladům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data a další.
Pracovníci Společnosti jsou vázáni povinností mlčenlivosti o všech skutečnostech týkajících se Vás, a to i po skončení pracovního poměru.
6) Vaše práva k osobním údajům
Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme Vás o přijatém opatření nebo vymazání Vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s Vaším požadavkem.
Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat příslušné informace, můžete nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu info@alfa-collect.cz nebo písemně na adresu sídla Společnosti.
Pokud budete svá práva uplatňovat, můžeme od Vás požadovat poskytnutí některých identifikačních informací, které o Vás evidujeme. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán Vámi. Odpovíme Vám do jednoho měsíce po obdržení Vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce v případech, pro které to GDPR umožňuje.
a. Právo na přístup k osobním údajům
Dle čl. 15 GDPR máte právo na přístup k Vaším osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od Společnosti:
- potvrzení, zda zpracovává jeho osobní údaje
- informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od Společnosti opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.
V případě opakované žádosti bude Společnost oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
b. Právo na opravu nepřesných údajů
Dle čl. 16 GDPR máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o Vás Společnost zpracovává. Subjekt údajů má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost Společnosti bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracovává, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti.
c. Právo na výmaz osobních údajů
Dle čl. 17 GDPR máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud Společnost neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů.
d. Právo na omezení zpracování
Dle čl. 18 GDPR bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.
e. Právo na přenositelnost osobních údajů
Dle čl. 20 GDPR máte právo na přenositelnost údajů, které se Vás týkají a které jste nám, jakožto správci poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Zároveň máte právo nás žádat o předání těchto údajů jinému správci.
V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět.
f. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Dle čl. 21 GDPR máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů Společností.
V případě, že Společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Společnost zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.
g. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Pokud udělíte Společnosti souhlas se zpracováním osobních údajů, je možné jej kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď písemně na adresu sídla Společnosti, nebo prostřednictvím e-mailové adresy info@alfa-collect.cz. Společnost však aktuálně žádné osobní údaje na základě souhlasu nezpracovává.
h. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů
Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání Vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.
7) Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů
Tímto Vás upozorňujeme, že tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: http://www.alfa-collect.cz/gdpr
Ke stažení ve formátu pdf: GDPR.pdf
